Ogólnie rzecz biorąc, budżetowanie to proces planowania długoterminowego w firmie. Proces, który składa się z etapów i w którym biorą udział wszystkie działy przedsiębiorstwa których menadżerowie odpowiedzialni są za zaplanowanie konkretnych działań i zasobów na budżetowany okres (zazwyczaj nadchodzący rok kalendarzowy). Ciężko ustalić dobry i służący rozwojowi firmy budżet, bez konfrontacji z dotychczasowymi, a potem bieżącymi wynikami poszczególnych działów w firmie. 

​

Jak zatem stworzyć dobry budżet? Planowanie budżetu dobrze zacząć od ustalenia strategii działania firmy. Strategia taka powinna jasno odpowiadać na pytania: Jakie rynki będą dla nas najważniejsze? Jakie projekty będziemy realizować? Jakie są nasze ambicje odnośnie wzrostu przychodu? Są to ramy merytoryczne i finansowe, w których będą poruszać się menadżerowie planując działania i wydatki. Wraz ze strategią formuje się model biznesowy (najczęściej w prostych arkuszach kalkulacyjnych), który na bieżąco ją weryfikuje. W modelu biznesowym zestawiamy nasze ambicje z warunkami ograniczającymi, przykładowo: 

​

AMBICJA: chcę sprzedawać 50% więcej rok do roku. 

WARUNKI OGRANICZAJĄCE: 

• Czy dam radę tyle wyprodukować? Kiedy skończą się możliwości obecnego parku maszynowego? Kiedy inwestować w rozbudowę i jakie to będą koszty? 

• Czy będzie mnie stać na zakup tylu komponentów, biorąc pod uwagę środki pieniężne i czas dostawy komponentów? 

• Ile osób będę musiał zatrudnić, aby obsłużyć produkcję i sprzedaż? Jakie to będą koszty? Czy jest tylu specjalistów na rynku? Itd… 

 

Założeń do naszego modelu dokonujemy na prostych liczbach oraz ogólnych informacjach. Zdarza się, że takie modele powstają w pokoju zarządu na flipchartach czy tablicach i dokumentuje się je zdjęciami z telefonu. Forma dowolna. Ważne, aby kluczowe założenia się „spinały” w jedną całość i wszystkie warunki ograniczające zostały wzięte pod uwagę. My oczywiście rekomendujemy arkusz kalkulacyjny – łatwiej się dodaje. 

 

Masz już strategie zweryfikowaną przez model biznesowy. Załóżmy, że ostatecznie wylądowaliśmy na możliwości 25% wzroście rok do roku. Teraz chcesz zakomunikować strategię i rozpocząć budżetowanie w swojej firmie. 

 

Zatrzymaj się na moment i zastanów się nad przepływem informacji. Czy wiesz, w jakiej formie i ile razy ona do Ciebie wróci? Bo wróci na pewno. Naturą komunikacji ludzkiej jest jej niedoskonałość – każdy słyszy trochę coś innego. Niezależnie od talentów oratorskich autora wypowiedzi, tak już po prostu jest. Załóżmy optymistycznie, że 50% Twojego zespołu zrozumie Twoją wizję bezbłędnie, 30% wróci z pytaniami (do Ciebie lub do pozostałych członków zespołu), a 20% nie pytając po prostu usiądzie i przebrnie przez planowanie budżetu źle, co się okaże dopiero na kolejnym spotkaniu. I tak kilkukrotnie, bo informacje będą krążyły po firmie, zanim proces budżetowania stanie się jasny dla wszystkich…  

 

Pierwsza myśl na widok tego obiegu informacji?                         Co za marnotrawstwo czasu! 

 

Może ciężko w to uwierzyć, ale podczas budżetowania większość tego marnotrawstwa powodowane jest formą wymiany informacji i zrozumieniem procesu, często gasnącym na każdym kolejnym szczeblu.  

 

W OneSource oferujemy klientom pomoc w budowie modelu i formułowaniu strategii. Jednak tam, gdzie dodajemy najwięcej wartości jest skrócenie do minimum samego procesu budżetowania.

 

Co zyskuje nasz klient? 

• Spójna forma narzędzi i dobre zrozumienie ćwiczenia przez pracowników eliminują błędy, które często wychodzą na spotkaniach budżetowych i marnują czas najdroższych ludzi w firmie.

• Narzędzia same konsolidują i prezentują dane budżetowe, nawet w trybie rzeczywistym. Oszczędza to bardzo dużo czasu i energii dotąd poświęcanych na sklejanie tabelek. 

• Dane dostępne są od zaraz, nie musimy czekać na konsolidacje. Umożliwia to nam przeliczenie modelu nawet po drobnych zmianach. Taka funkcjonalność bardzo przydaje się podczas kalibracji budżetu przez zarząd.

• Bezpieczeństwo informacji, bo wrażliwe dane nie są przesyłane mailowo.

Ale wracając do tematu – zakomunikowałeś rozpoczęcie budżetowania, strategię i oczekiwania firmy. Teraz piłka jest już w rękach pracowników, a ci lepiej, żeby spędzali czas na jakości swoich założeń do budżetu, a nie przeklejaniu ich z pliku do pliku.

 

dobry proces budżetowy = więcej czasu = lepsze założenia = dobry budżet